Fotos: Marianne Diers, Odsherred Kommune
Torsdag den 11. februar 2010 markerede fagcentrene Natur og Miljø samt Ejendom og Byggeri på Administrationscentret i Fårevejle, at sagsbehandlingen nu er blevet kvalitetscertificeret, hvilket sikrer en ensartet, opdateret og kvalitetssikret sagsbehandling og borgerbetjening.
Borgmester Thomas Adelskov roste medarbejderne for arbejdet med at kvalitetsstyringssystemet ved at få nedskrevet sagsgange og sagsbehandling sideløbende med den daglige opgaveløsning.
Netværk
- I har samarbejde med Holbæk, Kalundborg, Ringsted og Sorø Kommuner om indførelse af kvalitetsstyring, og her er der nu skabt et netværk mellem sagsbehandlerne, som I højst sandsynligt også vil få glæde af i andre sammenhænge.
Men jeg ved også, at arbejdet med kvalitetsstyring er en proces, som i fremtiden vil fortsætte. For fremadrettet forpligtiger kvalitetsstyringsloven os til at lave løbende forbedringer af den sagsbehandling, som I hver især udfører hver dag til gavn for Odsherred Kommunes natur, miljø, erhverv, borgere og fritidsborgere, sagde Thomas Adelskov og afslørede certificikatet, som er ophængt ved indgangen til administrationscentret.
142 procedurer tjekket
Beviset er tildelt efter en forudgående uvildig prøve – kaldet audit - af at fagcentrene nu også har fuldt ud styr på de procedurer, som er indeholdt i kvalitetscertificeringen.
- Vi har nu gennemgået og opdateret 142 procedurer i afdelingens sagsbehandling. Procedurerne er blevet mere ensrettet. Vi sikrer en faglig og rettidig sagsbehandling med en indbygget evaluering, blandt andet i form af årlige brugertilfredshedsundersøgelser.
Kvalitetsmål
- Vi skal formulere kvalitetsmål, og så har vi fået opdateret vores brevskabeloner og beskrevet vores procedurer. Der er ingen tvivl om, at denne kvalitetssikring er værdiskabende og samtidig også et ledelsesredskab i kvalitetsstyring, som giver et overblik over medarbejdernes kompetencer og, hvad der mangler af kompetencer, siger den systemansvarlige, cand.techn.soc. Michael Bay, som det sidste år har stået for opbygningen og implementering af kvalitetsstyringssystemet.
Et krav til alle kommuner
Det er kommunalreformen i 2007, hvor amterne blev nedlagt og opgaver inden for natur- og miljøbeskyttelsesområdet overgik til kommunerne, som er baggrunden for kvalitetssikringen. Folketinget vedtog i 2006 en kvalitetsstyringslov, som omhandlede procedurer for sagsbehandling inden for 14 forskellige lovområder.
I 2006 vedtog Sammenlægningsudvalget, som var det midlertidige byråd i sammenlægningsåret, at delegere denne opgave til administrationen. Odsherred Kommune etablerede i 2008 et netværk med Ringsted, Sorø, Holbæk og Kalundborg Kommuners natur- og miljømedarbejdere for at samarbejde, samordne og drage nytte af hinandens erfaringer.
Kvalitetssikringen er ikke statisk, for hvert år skal Odsherred Kommune underkastes en ny audit eller revision for at sikre, at den stadig overholder de standarder og beskrivelser, som kvalitetsstemplet indeholder.
God dialog
- Det har været en fin lejlighed til at tage stilling til de opgaver, vi har og måden, vi løser dem på, og konkret har processen blandt andet resulteret i, at vi har fået opdateret en masse brevskabeloner og fået nedskrevet, hvordan en konkret sag skal behandles.
- Jeg mener, der er kommet et godt resultat ud af det, som både har givet en god dialog udover kommunegrænserne og som er med til at sikre borgerne en bedre sagsbehandling, siger Michael Bay.
De fagcentre som er omfattet af kvalitetsstyringsloven havde præaudit den 17. september 2009 og blev indstillet til certifikat den 22. oktober 2009.
Der er også gennemført den første brugertilfredshedsundersøgelse for de landbrugstilsyn, som blev gennemført i vinteren 2008/2009.
Bruger Megafon
Målet var, at 80 % af borgerne skulle være tilfredse eller meget tilfredse med sagsbehandlingen, og det mål blev opfyldt.
- Det betyder ikke, vi selv stiller os tilfreds, men undersøger, hvad der skal til for at få de sidste 20 % af svarene til også at give brugertilfredshed, siger Michael Bay.
Han oplyser, at den næste brugerundersøgelse sættes i gang i første kvartal 2010, og her anvender Odsherred Kommune det professionelle analyseinstitut, Megafon.
Sikrer korrekt sagsbehandling
Kvalitetscertificeringen giver også øget retssikkerhed for borgerne, fordi den er med til at sikre en ensartethed, redelig og korrekt sagsbehandling, eksempelvis omkring partshøring. Også i de sager, der går i hårdknude af en eller anden årsag. Og så har borgerne fuld aktindsigt i de afgørelser, der vedrører deres sag.
Natur og Miljø varetager sagsbehandling inden for bl.a. naturbeskyttelsesloven, vandløbsloven, affaldshåndtering og jordforurening og forestår virksomheds- og landbrugstilsyn efter miljølovgivningen, naturplejeopgaver og høringssvar inden for byggetilladelser samt behandling af sager om tilslutningspligt inden for spildevandsplanen.
I Fagcenter Ejendom og Byggeri er sager om nedsivningstilladelser og jordvarmeanlæg også omfattet af kvalitetsstemplet.
